Data Privacy
Préambule
Le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après « RGPD ») fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
Dans le cadre de son activité, Daphni est amenée à traiter des données à caractère personnel de ses clients et prospects.
Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que :
- le « responsable du traitement » : désigne Daphni ;
- le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de Daphni ;
- les « personnes concernées » : désigne les clients et/ou les prospects de Daphni ;
- les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part de Daphni. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de Daphni que des organismes extérieurs (partenaires, établissements bancaires, prestataires informatiques, etc.).
L’article 12 du RGPD impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.
Objet
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle Daphni est tenue et de formaliser les droits et les obligations des clients et prospects de Daphni au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
Portée
La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et/ou prospects de Daphni.
Daphni met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont Daphni est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui seraient créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par Daphni (traitement dit « sauvages » ou shadow IT).
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par Daphni ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par Daphni.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre Daphni et les clients et prospects.
Types de données collectées
Daphni est susceptible de collecter et traiter les données de ses clients et prospects suivantes :
Données non techniques | Données d’identification (nom, prénom, etc.) Documents d’identité (passeport, carte d’identité, etc.) Coordonnées (adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone, etc.) Vie personnelle et/ou professionnelle, lorsque c’est nécessaire (situation matrimoniale, situation professionnelle) Information d’ordre économique et financière (données bancaires, RIB, situation patrimoniale, etc.) |
Données techniques | Données de connexion (adresse IP, logs, etc.) Données de navigation (cookies, traceurs, mesure d’audience, clic, etc.) |
Origines des données
Les données relatives aux clients ou prospects sont généralement collectées directement auprès d’eux (collecte directe) par Daphni.
La collecte peut aussi être indirecte via des entreprises spécialisées (achat ou location de base) ou via les partenaires et fournisseurs de Daphni. Dans ce cas, Daphni prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées.
Finalités et bases légales
Selon les cas, Daphni traite vos données pour les finalités et bases légales suivantes :
FINALITES | COMMENTAIRES | BASES LEGALES |
Échanges pré-contractuels | Daphni traite les données des personnes qui interagissent avec elle avant la conclusion d’un contrat. |
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Procédure KYC (Know Your Client) | Daphni vérifie l’identité de ses clients conformément aux exigences légales et aux réglementations en vigueur. |
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Contrat et suivi du contrat | Daphni les données de ses clients dans le cadre du suivi des relations contractuelles. |
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Facturation, paiement et comptabilité | Daphni traite les données de ses clients dans le cadre de la facturation. |
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Gestion de l’annuaire des clients et prospects | Daphni tient à jour un annuaire de ses clients et prospects. |
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Organisation d’évènements | Daphni traite les données de ses clients et prospects lorsqu’elle les invite à des évènements qu’il organise. |
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Envoi de newsletters | Daphni adresse à ses clients et prospects des newsletters auxquelles ils peuvent se désinscrire. |
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Analyse comportementale et mesure d’audience | Daphni est susceptible de traiter des données à des fins d’analyse du comportement de ses clients et prospects et de suivi de leur trafic en ligne. |
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Community management | Daphni collecte et traite les données de ses clients et prospects à des fins d’animation de ses communautés sur internet, notamment sur les réseaux sociaux. |
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Réalisation de statistiques | Daphni est susceptible d’effectuer des statistiques s’agissant des données de ses clients et prospects. |
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Collecte et analyse de données publiques | Daphni est susceptible de collecter de la donnée publique afin de l’analyser. |
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Destinataires des données – Habilitation & Traçabilité
Daphni s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.
Destinataires internes | Destinataires externes |
Le personnel habilité du service investissement, du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation investisseur, des services administratifs et financiers, des services informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques. | – les partenaires ; – le dépositaire ; – le délégataire en charge de la conformité. – le commissaire aux comptes ; – toute autorité administrative compétente ; – les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels ; – les établissements bancaires ; – le personnel habilité des sous-traitants. |
Les destinataires des données à caractère personnel des clients et prospects au sein de Daphni sont soumis à une obligation de confidentialité.
Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, Daphni n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
Durée de conservation
La durée de conservation des données est définie par Daphni au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et, à défaut, en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
TRAITEMENT | DUREE DE CONSERVATION |
Contrats conclus avec les clients | 10 ans à compter de la fin de la relation commerciale. |
Correspondance commerciale (ex : factures) | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable. |
Données traitées à des fins de prospection | Pour les clients : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale (à compter du terme d’un contrat) ou du dernier contact émanant du client. Pour les prospects : 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect (demande de documentation, clic sur un lien contenu dans un mail, etc.). |
Compte en ligne | Tout au long de la relation commerciale. |
Documents KYC | 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale. |
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux clients et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que Daphni n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
Droit de confirmation et droit d’accès
Les clients et prospects disposent d’un droit de demander à Daphni la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.
Les clients et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
- la demande émane de la personne elle-même ;
- être formulée par écrit à l’adresse suivante : [email protected].
Les clients et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de Daphni. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, Daphni pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et prospects.
Si les clients et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les clients et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.
Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.
Mise à jour – actualisation et rectification
Daphni satisfait aux demandes de mise à jour sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit éventuellement justifier de son identité.
Droit à l’effacement
Le droit à l’effacement des clients et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.
En dehors de cette situation, les clients et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou sont traitées d’une autre manière ;
- lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Daphni et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et prospects sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné pourra donc vérifier l’identité de la personne formulant la demande afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles à des tiers.
Droit à la limitation
Les clients et prospects sont informés de ce que ce droit n’a vocation à s’appliquer que dans les cas suivants :
- l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
- le traitement est illicite et la personne concernée s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
- le responsable du traitement n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
- la personne concernée s’est opposée au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.
Droit à la portabilité
Daphni fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiqués par les clients ou les prospects eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par Daphni elle-même et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas, les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
Droit d’opposition
Les clients et prospects disposent du droit de s’opposer à toute prospection commerciale par voie postale, téléphonique ou électronique, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection.
Au cas particulier de la prospection par voie électronique, il sera à tout moment possible pour les clients et prospects de s’y opposer soit en cliquant sur le lien se trouvant dans l’e-mail d’envoi.
Décision individuelle automatisée
Daphni peut procéder à des décisions individuelles automatisées concernant ses clients et prospects, notamment dans le cadre d’évaluations d’opportunités.
Droit post mortem
Les clients et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse [email protected].
Droit d’usage
Daphni se voit conférer par les clients et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.
Toutefois, les données enrichies, qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de Daphni, demeurent la propriété exclusive de Daphni (analyse d’usage, statistiques, etc.).
Sous-traitance
Daphni informe ses clients et prospects qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, Daphni s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
Daphni s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit. De plus, Daphni se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
Sécurité
Il appartient à Daphni de définir et de mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques, physiques ou logiques qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Violation de données
En cas de violation de données à caractère personnel, Daphni s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et prospects et que les données n’ont pas été protégées, Daphni :
- en avisera les clients et prospects concernés ;
- communiquera aux clients et prospects concernés les informations et recommandations nécessaires.
Délégué à la protection des données
Daphni a désigné un délégué à la protection des données.
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :
- Nom : Eric Barbry ;
- Adresse e-mail : [email protected] ;
- Tél : 01 44 82 43 00.
En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, Daphni saisira préalablement le délégué à la protection des données.
Si les clients et prospects souhaitent obtenir une information ou poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de l’information requise ou de la question posée.
En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients et prospects pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.
Registre des traitements
Daphni, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par Daphni, en tant que responsable du traitement.
Daphni s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.
Droit d’introduire une réclamation auprès de la cnil
Les clients et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si ceux-ci estiment que le traitement de leurs données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
Evolution
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et prospects par tout moyen défini par Daphni, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
Pour plus d'informations
Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter les services suivants : [email protected].
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.